9 marca 2021 Udostępnij

Notarialne poświadczanie dokumentów sporządzonych odręcznie

Być może ojciec musi mieć oświadczenie notarialne, które upoważnia jego dziecko do wyjazdu na wycieczkę z rodziną przyjaciela. Może on zdecydować się na napisanie go odręcznie. To samo może być prawdą dla najemcy budynku, który musi dostarczyć list do urzędu mieszkaniowego weryfikujący dochody gospodarstwa domowego. Albo, być może, para w separacji borykająca się z problemem podatku dochodowego będzie musiała szybko złożyć notarialne oświadczenie, że od kilku miesięcy mieszkają osobno.

Dokumenty pisane odręcznie mogą być tworzone na bieżąco. Mogą one być poświadczone notarialnie, jeśli są kompletne i dołączone do odpowiednich poświadczeń notarialnych. Poniżej przedstawiamy kroki, jakie należy podjąć przy notarialnym uwierzytelnianiu dokumentu sporządzonego odręcznie.

  1. Sprawdź dokument pod kątem kompletności. Innymi słowy, sprawdź, czy w dokumencie nie ma pustych linii lub brakujących informacji; poproś osobę podpisującą o wypełnienie pustych miejsc lub wpisanie "N/A".
  2. Jeżeli dokument sporządzony odręcznie zawiera poświadczenie notarialne, należy upewnić się, że poświadczenie notarialne jest zgodne z przepisami prawa notarialnego obowiązującymi w danym stanie. (Odręczne certyfikaty są całkowicie legalne i akceptowalne, o ile zawierają właściwy język).
  3. Sprawdź miejsce spotkania. Jeśli to konieczne, dokonaj poprawek w miejscu spotkania; po prostu narysuj linię przez nieprawidłowe słowa, parafuj ją i wydrukuj prawidłowe informacje o miejscu spotkania. Nie należy używać taśmy korekcyjnej ani stosować produktów typu "White-Out" na żadnej części aktu notarialnego.
  4. Jeśli nie dołączono aktu notarialnego, należy dostarczyć podpisującemu próbki akceptowanych w danym stanie certyfikatów jurysdykcji i potwierdzenia; należy pozwolić mu na dokonanie wyboru. Nigdy nie dokonuj wyboru za podpisującego.
  5. Należy właściwie zidentyfikować podpisującego. Należy zapoznać się z przepisami prawa notarialnego swojego stanu w zakresie akceptowalnych form identyfikacji.
  6. Zapisać wymagane informacje w księdze protokołów. Możesz dodać komentarz, że dokument został napisany odręcznie. Można również dodać adnotację, że osoba podpisująca przedstawiła dokument bez certyfikatu i że wybrała jeden z nich.
  7. Poproś osobę podpisującą o podpisanie dokumentu, jeżeli nie jest on jeszcze podpisany. (Jeżeli poświadczenie notarialne jest jurat, dokument musi być podpisany w obecności notariusza. Jeżeli dokument jest dołączony do potwierdzenia, osoba podpisująca może podpisać dokument przed spotkaniem z notariuszem).
  8. Dokonać odpowiedniej ceremonii słownej.
  9. Uzupełnij akt notarialny o datę dokonania czynności, opatrz go swoją pieczęcią.

Jan Sadowski

Redakcja adwokatulasiuk.pl